Lilinkotisäätiön uudenlainen johtamisjärjestelmä on lisännyt henkilöstön ja asukkaiden osallisuutta. Kolmen vuoden aikana Lilinkotisäätiön uudenlainen johtamisjärjestelmä on löytänyt toimivan mallin, jossa vastuu organisaation päätöksenteosta on jakautunut.
Lilinkotisäätiön johtamisjärjestelmän laajamittainen muutos käynnistyi säätiön uuden strategiakauden alkaessa tammikuussa 2018. Strategian kärjeksi otettiin tuolloin toipumisorientaation viitekehys, jonka periaatteet, etenkin osallisuus, haluttiin tuoda myös osaksi johtamista.
– Mietin tuolloin, että miten asukkaiden ja työntekijöiden osallisuutta saadaan kasvatettua. Toimintaa piti muuttaa, jotta henkilöstöllä ja asukkailla olisi mahdollisuus ottaa enemmän vastuuta ja vaikuttaa säätiön asioihin, muistelee Lilinkotisäätiön toiminnanjohtaja Riikka Kallio.
Vanha yhdeksänhenkinen johtoryhmä päätettiin korvata viidellä johtotiimillä, asiakas-, henkilöstö-, kehittämis-, johtamis- sekä talous- ja prosessitiimillä, jolloin päätöksentekijöiden määrä säätiön sisällä kolminkertaistui. Johtotiimit koostuvat työntekijöistä, esihenkilöistä, asukkaista ja johdosta, mutta titteleillä ei ole tiimien sisällä merkitystä, vaan ihmiset ovat tiimeissä keskenään yhdenvertaisessa asemassa.
– Mielestäni Lilinkotisäätiön johtamisjärjestelmä on nyt todella hyvällä mallilla. On hyvin edistyksellistä, että johtotiimeissä on mukana myös asukkaita, kiittelee talous- ja prosessitiimin jäsen, asukas Jouko.
Johtotiimit vastaavat omasta strategisesta näkökulmastaan
Nimensä mukaisesti johtotiimien vastuulla on oman strategisen näkökulman johtaminen koko organisaation tasolla. Tiimit aikatauluttavat ja toimeenpanevat strategiset päämäärät ja tavoitteet oman vastuualueensa osalta ja seuraavat niiden toteutumista. Lisäksi johtotiimit vastaavat vastuualuettaan koskevasta päätöksenteosta ja niillä on toimeenpanovalta organisaatiossa.
– Alussa oli toki pientä arkuutta ja yleistä hämmennystä, sillä muutos entiseen oli suuri. Minulta kyseltiin paljon apua ja varmisteltiin asioita. Yleisohjeena oli ja on edelleen se, että jos toiminta on säätiön arvojen ja strategian mukaista, niin johtotiimit voivat tehdä päätöksiä itsenäisesti, toiminnanjohtaja Riikka sanoo.
– Viime vuonna johtotiimit tekivät yhteensä 105 päätöstä ja toimeenpanoa, hän lisää.
Vastuunjako näkyväksi
Kaikki tiimit joutuivat käymään työskentelyn aluksi keskustelun siitä, millainen on tiimin vastuunjako ja onko tiimillä nimettyä vetäjää. Osa tiimeistä otti käyttöön kiertävän vetovastuun, toiset taas päätyivät siihen, että vetovastuu pysyy koko kaksivuotisen toimikauden yhdellä ihmisellä.
– Vastuunjaon läpikäynti tiimien sisällä on ollut tärkeää, sillä jos sitä ei puhuta auki, niin joku ottaa vetovastuun joka tapauksessa, toiminnanjohtaja Riikka Kallio huomauttaa.
– Tähän on kiinnitetty paljon huomiota, sillä huomasimme alussa, että kun tiimissä on organisaation sisällä erilaisissa asemissa olevia jäseniä, voi se vaikuttaa ihmisten tapaan työskennellä keskenään. Johtajat ottivat aluksi helposti muita enemmän vastuuta, jos asiasta ei tiimin sisällä puhuttu.
Itseohjautuvuutta ja ketterämpää päätöksentekoa
Vanhaan johtoryhmätyöskentelyyn verrattuna suurin muutos on se, että vastuu on jakautunut laajemmalle organisaatiossa. Johtotiimit ovat myös tuoneet läpinäkyvyyttä päätöksentekoon ja uusia ideoita eri näkökulmista, kun tiimit koostuvat henkilöstöstä, asukkaista ja johdosta.
– Nyt tehdään työtä paljon suuremmalla skaalalla ja ideointi on paljon vanhaa johtoryhmätyöskentelyä rikkaampaa, kun ihmisiä on mukana enemmän, Sepänkodin johtaja ja kehittämistiimin jäsen Anu Rautelin sanoo.
– Johtotiimien kokoonpanot myös vaihtelevat kahden vuoden välein, mikä on mielestäni hyvä juttu. Se tuo dynaamisuutta, kun ihmiset ja ajatukset vaihtuvat aika ajoin, Anu lisää.
Uuden organisointi on ottanut oman aikansa ja kehitystyö jatkuu edelleen, mutta kolmen vuoden aikana on opittu paljon ja uusi johtamisjärjestelmä on jo kantanut hedelmää.
– Tämä on mahdollistanut itseohjautuvuuden ja vastuun jakautumisen tasaisemmin organisaation sisällä. Lisäksi se on tuonut mukanaan toimeenpanojen ketteryyden: nykyään isotkin asiat saadaan käännettyä tarvittaessa hyvinkin nopeasti, toiminnanjohtaja Riikka Kallio iloitsee
Tukea aina saatavilla
Tiimien toimintaa seuraa, tukee ja ohjaa ohjausryhmä, jonka jäsenistöön kuuluu edustaja kustakin johtotiimistä, asukkaiden edustaja, henkilöstön edustaja sekä toiminnanjohtaja. Ohjausryhmä kokoontuu kerran kuussa ja kokoukset järjestetään normaalioloissa avoimina tilaisuuksina palvelukodeilla.
Johtotiimejä on alusta saakka tuettu myös muilla keinoin. Esimerkiksi toiminnanjohtajan pitämät kehityskeskustelut tiimien jäsenille sekä kahdesti vuodessa järjestettävät tiimien valmennuspäivät tukevat tiimien toimintaa ja kehitystä.
– Mielestäni johtotiimien valmennuspäivät ovat todella hyvä tapa kokoontua arvioimaan tiimien toimintaa sekä suunnitella yhdessä tulevaa, kehittämistiimin jäsen, ohjaaja Petri Christiansson kertoo.
– Näiden lisäksi me myös pohditaan jatkuvasti tiimien sisällä sitä omaa toimintaamme, että mikä toimii ja mikä ei, Sepänkodin johtaja Anu vielä lisää.
Yhteistyötä ja näkökulman laajenemista
– Parasta johtotiimityöskentelyssä on, kun saadaan yhdessä aikaan konkreettisia asioita. Lisäksi yhteistyö muiden tiimien kanssa on mahtava juttu, Anu hehkuttaa.
– Tämä on ollut myös todella kiinnostavaa. Olen saanut johtotiimissä työskennellessä laajemman näkökulman koko organisaation toimintaan ja mahdollisuuden vaikuttaa asioihin, ohjaaja Petri kertoo.
Muutos on tuonut myös helpotusta toiminnanjohtajan työhön, kun vanhan johtoryhmän sijaan johtotiimit osallistuvat operatiiviseen johtamiseen.
– Olen ollut valtavan tyytyväinen tähän muutokseen! Tiedän toki päällisin puolin mitä meillä tehdään, mutta minun ei tarvitse olla enää mukana kaikessa päätöksenteossa. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että toiminnanjohtajan tehtävä olisi muuttunut johtamisjärjestelmän muutoksen myötä. Vastaan edelleen siitä, että säätiön strategia toteutuu, Riikka Kallio summaa.
Kehitystyö jatkuu
Vaikka kolmen vuoden aikana johtamisjärjestelmä on löytänyt toimivan ja vakiintuneen mallin, niin kehitystyö jatkuu edelleen. Saaduista kokemuksista otetaan opiksi ja toimintaa kehitetään edelleen rohkeasti, mikäli sille nähdään tarvetta.
Loppuvuodesta johtotiimejä tullaan uudelleenorganisoimaan henkilöstötiimin ja johtamistiimin yhdistyessä yhdeksi henkilöstö & johtaminen -tiimiksi. Tähän muutokseen päädyttiin, sillä tiimeillä huomattiin olevan paljon yhteisiä rajapintoja ja samoja kiinnostuksen kohteita, jolloin operatiivinen arki helpottuu, kun tiimit yhdistetään.
Viimeisimmät kommentit